EDI SaaS : définition
Les offres logiciels cloud sont toujours en tête des tendances du marché des IT. Le dernier classement Truffe 100 de 2023 confirme que 87 % des éditeurs proposent une offre SaaS à leurs clients.
L’EDI est disponible en mode SaaS depuis de nombreuses années, et aujourd’hui, les solutions EDI SaaS offrent aux entreprises une grande maturité de fonctionnement et de sécurité. De ce fait, de nombreux DSI choisissent le SaaS pour déployer leur projet EDI avec les partenaires commerciaux et institutionnels de leur entreprise.
Dans cet article, découvrez le fonctionnement de l’EDI SaaS, et pourquoi choisir un EDI en mode SaaS.
Quel est le fonctionnement d’un EDI en mode SaaS ?
L’EDI SaaS est la solution EDI qui consiste à convier à un prestataire de services externe à l’entreprise l’ensemble de la gestion de son EDI. Le prestataire s’engage à mettre en oeuvre l’ensemble des moyens nécessaires pour satisfaire à vos besoins d’échanges d’informations, de documents avec vos partenaires EDI.
C’est quoi le mode SaaS ?
L’EDI SaaS (Software as a Service) est une solution EDI « hébergée » et « mutualisée » :
Hébergée
Cela signifie que l’ensemble de l’infrastructure matériel et logiciel EDI constituant la plateforme EDI (serveurs, traducteurs, etc.) est installée dans des centres de données sécurisés (Datacenter) gérés par le prestataire EDI.
Mutualisée
Dans un modèle EDI en mode SaaS, plusieurs entreprises et utilisateurs partagent la même plateforme EDI afin d’envoyer et de recevoir leurs messages EDI.
Comment les applications métiers de l’entreprise accèdent à la plateforme EDI SaaS ?
Un gestionnaire d’interfaces EDI commun aux solutions logicielles de l’entreprise permet d’établir un point d’entrée unique dans le Système d’Information. Une connexion sécurisée entre ce point d’entrée unique et la plateforme EDI est créée soit au travers d’un VPN (Virtual Private Network) établi sur le réseau internet public, soit sur le réseau privé VAN (Value Added Network) proposé par le prestataire EDI. Ainsi, les informations transitent de façon sécurisée entre le SI de l’entreprise et la plateforme EDI selon des protocoles d’échanges de données tels que AS2/AS4, FTPS, HTTPS.
Ensuite, pour permettre aux solutions logicielles de l’entreprise (ERP, comptabilité, WMS, TMS, CRM, etc.) d’échanger des données avec des applications tierces, différents moyens sont utilisés :
1- Des connecteurs EDI fournis par les éditeurs des logiciels utilisés par l’entreprise ou par le prestataire EDI. Ces connecteurs permettent l’intégration des données entre les applications métiers et la plateforme EDI.
2- Des API (Application Programming Interface) proposées par les éditeurs. Les API facilitent la mise en place d’automatismes entre les applications métiers et la plateforme EDI.
3- Un logiciel dédié, installé sur le Système d’Information de l’entreprise qui sera utilisé comme passerelle entre les logiciels de l’entreprise et la plateforme EDI.
4- Enfin, des prestataires EDI proposent aussi une interface internet qui permet de superviser la gestion des flux de données, la gestion des transactions EDI, le suivi des erreurs, etc.
Pourquoi choisir un EDI SaaS ?
Dans quels cas est-il préférable d’opter pour un EDI SaaS plutôt qu’un EDI On Premise ? Découvrez les avantages et les inconvénients d’une solution EDI SaaS.
Les avantages d’un EDI SaaS
Le coût réduit : l’entreprise n’a pas la charge de l’investissement matériel et logiciel de la solution EDI. Le prestataire facture un service à l’entreprise selon une grille tarifaire généralement constituée d’un abonnement fixe couvrant l’accès à la plateforme EDI et d’un coût variable selon le volume des transactions EDI.
La facilité de mise en œuvre : l’EDI SaaS ne nécessite pas d’installation matérielle spécifique, seule une connexion réseau ou Internet suffit pour débuter un déploiement avec les différents partenaires commerciaux de l’entreprise.
L’agilité et l’évolutivité : les solutions EDI SaaS proposées sont conçues pour s’adapter rapidement aux besoins de l’entreprise : montée en charge avec l’augmentation des volumes des transactions EDI, l’ajout de nouveaux partenaires EDI, l’interopérabilité avec des réseaux EDI tiers.
La maintenance corrective et évolutive simplifiée : Les mises à jour logicielles pour les correctifs de sécurité, les améliorations de performances, pour répondre aux évolutions réglementaires et commerciales, sont réalisées et mises en place par le prestataire EDI.
Les inconvénients d’un EDI SaaS
La dépendance envers le fournisseur de services EDI : le DSI de l’entreprise doit s’assurer que le fournisseur de service garantisse la réversibilité de sa solution EDI SaaS. Cela permet de migrer vers toute autre solution EDI Saas ou On Premise en assurant la continuité de service sans perte de données.
La personnalisation limitée : les solutions EDI SaaS peuvent permettre moins de flexibilité en termes de personnalisation par rapport aux solutions EDI On Premise.
Quelle est la principale différence entre un EDI SaaS et un EDI On Premise ?
La principale différence entre un EDI SaaS et un EDI On Premise réside dans l’approche :
1- Avec un EDI SaaS, l’entreprise délègue à un prestataire son EDI, l’entreprise souscrit à une offre de service. Cette approche permet une mise en œuvre rapide, une évolutivité et une flexibilité élevée ainsi qu’un coût d’usage budgétisé, mais elle implique également une dépendance vis-à-vis du fournisseur pour la disponibilité du service.
2- Avec un EDI On Premise, l’entreprise conserve le contrôle direct sur sa solution EDI, l’entreprise est propriétaire de l’infrastructure matérielle et des licences logicielles. Cette approche est bénéfique en termes de personnalisation, mais elle implique un coût d’investissement initial élevé, une responsabilité accrue en termes de maintenance, de mises à jour logicielles et de disponibilité du service.
Dans cas quels cas choisir un EDI SaaS ?
Bien que l’EDI SaaS convienne à la plupart des besoins métiers des entreprises et des secteurs d’activité, nous citerons deux cas pour lesquels l’EDI SaaS est la solution la plus adéquate.
Pour répondre à des besoins fonctionnels BtoB
Les échanges BtoB : quels que soient les secteurs d’activités l’EDI SaaS convient parfaitement pour toutes les transactions commerciales avec les messages à la norme EDIFACT : bon de commande, confirmation de commande, avis d’expédition, bon de livraison, facture.
L’intégration avec des sites e-commerce : les plateformes EDI SaaS facilitent l’intégration des ERP, des gestions commerciales, en proposant les formats compatibles avec les cahiers de charge des marketplaces tel Amazon.
Pour répondre à un choix budgétaire
Le choix d’un EDI SaaS vs un EDI On Premise peut se justifier dans un contexte budgétaire qui tend à privilégier les dépenses de fonctionnement (OPEX) par rapport aux dépenses d’investissement (CAPEX). En effet, l’émergence des modèles SaaS change pour beaucoup de DAF la façon de gérer les dépenses informatiques :
· Recours à des services externes d’hébergement plutôt qu’investir dans une infrastructure propre ;
· Souscription à des abonnements plutôt qu’acheter des licences logicielles ;
· Externaliser des services plutôt que recruter des compétences internes.
Quelles sont les démarches à suivre pour assurer la réussite d’un projet EDI SaaS ?
Pour que le déploiement d’un projet SaaS soit facile et efficace, il est nécessaire de procéder en plusieurs étapes consécutives :
1. L’analyse des besoins : soit l’identification des partenaires EDI, des différents flux de données, des formats de messages EDI qui seront échangés, les spécificités métiers et réglementaires, une évaluation des volumes des transactions EDI.
2. Le choix du prestataire EDI selon des critères tels que :
a. L’expertise et la compétence métier dans vos domaines d’activité,
b. Le SLA (Service Level Agreement) qui définit le niveau de service et de garantie de la disponibilité de la plateforme et les délais d’intervention du support technique,
c. L’interopérabilité avec les réseaux EDI nationaux, européens et internationaux,
d. La conformité au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
3. La préparation du déploiement : à cette étape il est nécessaire de former le personnel en interne, de communiquer en direction de ses différents partenaires EDI et de mettre à jour les données métiers nécessaires : codifications aux normes GS1, mise à jour des informations clients et fournisseurs, etc.
4. Le travail de tests unitaires avec chaque partenaire EDI avant mise en production,
5. Le suivi des performances de la plateforme EDI pour ajuster les ressources aux besoins et corriger les erreurs d’envois.
Afin de s’assurer de choisir la solution EDI SaaS qui convienne le mieux à ses besoins, l’entreprise devra être accompagnée par un expert EDI pour la mise en œuvre de son projet EDI.
