Pour améliorer les performances d’une entreprise, la mise en place d’un système EDI constitue l’une des solutions adaptées. En quoi cela consiste ? Quels sont ses avantages ? Comment cela fonctionne ? Focus sur l’EDI ou Echange de données Informatisé.
Qu’est-ce que l’EDI ?
Vous souhaitez mettre en place une solution EDI sans vraiment savoir en quoi cela consiste ? Un système EDI, par définition, consiste à automatiser les communications entre une entreprise et ses partenaires. L’Échange de données informatisé ou Electronic data interchange fait référence à le système d’échange de documents commerciaux établi entre les deux parties via ordinateur-à-ordinateur.
Ne requérant aucune intervention manuelle, ce processus d’échange s’effectue grâce à une application appropriée mise en place sur l’ordinateur de l’entreprise et sur celui de son partenaire (le système de gestion des commandes à titre d’exemple pour gérer le flux des commandes). Une fois transmis, les documents EDI sont ainsi traités dans l’immédiat. Que ce soit pour transmettre des bons de commande, des avis d’expédition ou des factures, un système EDI se révèle efficace. Pour que l’automatisation du traitement de ces documents puisse se faire entre les partenaires commerciaux, ceux-ci doivent respecter un format standard.
Quels sont les avantages de l’EDI ?
La mise en place d’un système d’échange EDI comporte certains avantages dont l’un des principaux repose sur la réduction des coûts. En effet, l’EDI relativement moins cher qu’un processus d’échange par papier. La rapidité et la fiabilité constituent d’autres avantages d’une solution EDI. Cette dernière permet de profiter d’un gain de temps considérable sur les différentes étapes des cycles de vente. Par ailleurs, avec l’EDI, la fiabilité des données transmises est assurée grâce à l’automatisation de leur traitement par ordinateur. Cette fiabilité améliore grandement l’efficacité de la chaîne logistique.
Il faut savoir que l’EDI permet aussi au personnel de concentrer entièrement sur le cœur de leur métier et de réduire les tâches administratives. Cela permet d’améliorer les cycles de production de l’entreprise. En outre, ce système permet d’améliorer les délais de facturation. L’EDI constitue aussi pour l’entreprise un moyen efficace pour garantir la traçabilité des échanges et pour réduire les litiges et contentieux.
Fonctionnement de l’EDI
Pour que des documents puissent être échangés grâce à un système EDI, différentes étapes doivent être respectées. La première consiste à préparer les documents à envoyer. Pour cela, il faut recueillir et organiser les données à transmettre. Le système met ainsi en place un fichier électronique regroupant les informations requises pour la création d’un document. Différentes sources de données et de méthodes pour générer ces documents électroniques peuvent être utilisées, notamment la saisie via un ordinateur, l’exportation de données informatiques des bases de données ou l’achat de logiciels applicatifs.
L’étape suivante consiste à traduire les documents au format EDI standard. Pour cela, les données électroniques sont transférées vers un logiciel de traduction permettant la conversion du format des documents. Il convient par la suite de transmettre les documents EDI à votre partenaire commercial. À cet effet, différents moyens peuvent être utilisés, notamment la connexion via un fournisseur de réseau EDI.
