EDI et web, deux mondes différents dont les caractéristiques semblent les opposer :
- Là où l’EDI établit une relation d’échanges électroniques et normés entre deux entreprises, Internet fournit à l’entreprise la possibilité de communiquer librement avec toute organisation ou personne qui possède une adresse Internet,
- Là où l’EDI est sécurisé, fiable et réputé coûteux, Internet est ouvert, offre une sécurité minimale et est relativement peu coûteux.
Le Web EDI est la combinaison de pages WEB avec l’EDI, l’objectif est d’utiliser des services EDI sécurisés via un accès au réseau Internet.
Nous allons voir comment un Web EDI fonctionne, quels sont ses points forts et enfin faire un comparatif d’un Web EDI face aux autres solutions EDI.
Comment le Web EDI fonctionne-il ?
L’EFI (Echange de Formulaire Informatisé), précurseur du Web EDI.
L’EFI est un formulaire « intelligent » avec des aides au remplissage, des listes de valeurs, des contrôles sur les champs de saisie, …. Ces formulaires étaient accessibles dans le cadre d’une architecture client/serveur. Historiquement les réseaux X25 des entreprises et le minitel. Ce type de formulaire a été utilisé par les administrations et les entreprises pour remplir des documents administratifs, et passer des commandes.
L’EFI, facilement accessible par tous, était la solution complémentaire à l’EDI pour des échanges électroniques sécurisés. L’EDI, lourd et coûteux à mettre en œuvre, nécessitant un réseau VAN (Value Added Network), restait dans le monde de la grande entreprise.
Avec Internet toutes les entreprises petites et grandes ont accès à un même réseau de communication, facile d’accès et relativement peu coûteux.
Le Web EDI : c’est « placer un formulaire informatisé, EFI, sur une page WEB ».
Le fonctionnement d’un Web EDI est très simple, l’utilisateur :
- Se connecte avec ses identifiants à un portail WEB sécurisé,
- Complète un formulaire de saisie souvent pré-rempli,
- Le formulaire complété est envoyé à la plateforme qui prend alors en charge la création du message EDI à la norme attendue (par exemple la norme EDIFACT), avec les données du formulaire et le transmet à son destinataire,
- Reçoit la notification de la bonne réception du message.
Le Web EDI fonctionne aussi en mode réception de messages EDI
Les messages EDI à destination de l’utilisateur réceptionnés sur la plateforme, par exemple des ORDERS (commandes EDI), sont transformés en lignes de commande sur ce même portail WEB. L’utilisateur pourra les traiter : envoyer la conformation (ORDRSP), puis l’avis d’expédition (DESADV) et enfin la facture (INVOICE).
Le Web EDI propose, selon les offreurs de solutions EDI, des fonctionnalités pour plus de productivité et de confort :
- D’imports et d’exports de fichiers de formats lisibles, texte, CSV,
- De pré-remplissages de grilles de saisies,
- Des API (Application Programming Interface) pour interagir entre le portail WEB et les logiciels de gestion et de comptabilité,
- D’éditions de rapports,
- Des solutions d’archivage électronique,
- …
Quels sont les avantages d’un Web EDI
Le Web EDI est rapidement adopté par :
- Les banques pour permettre à leurs clients professionnels de gérer directement toutes leurs opérations bancaires aux standards bancaires CFONB (Comité Français d’Organisation et de Normalisation Bancaires),
- Les grands donneurs (Automobile Grande Distribution, Bâtiments & Travaux publics, …) pour mettre en ligne des portails WEB et Extranets destinés à leurs fournisseurs et sous-traitants.
En effet les avantages pour les deux parties, banques, donneurs d’ordre d’une part et usagers d’autre part sont nombreux :
Pour les donneurs d’ordre, un Web EDI c’est :
- Un service ouvert 24h/24 et 7j/7,
- Un moyen de communiquer avec ses partenaires commerciaux et de les fidéliser,
- Le moyen d’augmenter rapidement l’adoption de l’EDI par les TPE et les PME,
- Une intégration du portail WEB au service EDI existant.
A l’instar du Groupe PSA qui a embarqué tous les fournisseurs Opel dans un programme d’OnBording fournisseurs grâce à la mise en œuvre d’un Web EDI pour la majorité d’entre eux. Ce programme a permis d’intégrer 2000 fournisseurs au SI du constructeur automobile.
Pour les utilisateurs, un WEB EDI c’est :
- L’accès à un service EDI via un portail WEB sans nécessité d’investissements importants,
- Un service toujours accessible et en tout lieu,
- Des coûts financiers d’utilisation réduits,
- L’ergonomie du WEB : une utilisation intuitive, un affichage responsive, …
- Des fonctionnalités permettant une dématérialisation et une traçabilité des documents.
Le Web EDI vs les EDI intégrés
Face à des EDI intégrés, EDI SaaS, EDI OnPremise, le Web EDI fait figure d’une solution EDI « light », est-ce toujours le cas ?
Les EDI intégrés, EDI SaaS, EDI OnPremise, sont des solutions EDI qui permettent aux systèmes d’informations d’échanger électroniquement directement entre eux.
En utilisant des réseaux à valeur ajoutée, les EDI intégrés permettent de traiter automatiquement et très rapidement de très importants volumes de messages. Ce qu’un Web EDI ne pourra pas faire.
Ce haut niveau d’intégration exige des investissements financiers et des temps de la mise en œuvre importants : choisir l’offreur de solutions EDI, établir une connexion à un RVA, rendre les logiciels métiers communicants, réaliser le mapping des données échangées, faire les tests unitaires d’échanges avec chaque partenaire.
Choisir une solution Wed EDI va permettre de bénéficier immédiatement de tous les avantages de l’EDI pour les relations commerciales sans investissement et avec un coût d’usage réduit.
Avec des fonctionnalités d’archivage électronique, d’import et d’export de données avec les logiciels de gestion de l’entreprise par des fichiers, avec des connections API pour interagir avec les logiciels de gestion. Un Web EDI devient une solution EDI idéale pour les TPE et les PME.
