Pour mettre en place un système d’EDI ou Échanges de Données Informatisés, vous devez choisir une solution parfaitement adaptée à vos besoins ainsi qu’à vos contraintes. Différents paramètres sont à prendre en compte au moment de choisir une solution EDI.
Quel type de solution EDI choisir ?
L’EDI, dont la définition est basée sur un échange de documents commerciaux dans un format électronique standard d’un ordinateur à un autre entre des partenaires commerciaux, nécessite une étude préalable avant sa mise en place. Il faut savoir que différentes solutions EDI peuvent être mises en place.
La plus simple concerne le Web EDI. Dans ce système, la saisie des informations à transmettre est réalisée manuellement dans un formulaire accessible par le biais d’Internet. La prochaine étape se traduit par la conversion automatique de ces informations au format EDI normalisé et par leur transmission vers le partenaire commercial. Privilégiée par les PME, cette solution permet de supprimer l’utilisation de papier et de réduire les risques d’erreur de traitement baissant ainsi les coûts afférents à l’archivage.
Pour une automatisation complète des échanges, il importe de mettre en œuvre des solutions EDI intégrées. Dans ce cas, vous pouvez choisir un système EDI in Situ développé dans les datacenters de l’entreprise. S’il s’agit d’une solution externalisée, l’on parle d’EDI hébergé ou EDI SaaS dont la gestion et le déploiement sont confiés à un prestataire EDI. Notez qu’en matière de dématérialisation fiscale des factures, cette solution EDI se révèle avantageuse.
Solution EDI : Quels sont les critères à prendre en compte ?
Pour que votre solution EDI soit spécifiquement adaptée à votre entreprise, vous devez effectuer une phase d’analyse permettant d’obtenir diverses informations, notamment le volume des échanges attendu, la capacité de votre réseau interne à assurer la prise en charge des données EDI ou encore les connexions réseau requises pour la gestion du trafic avec vos partenaires d’affaires.
La connaissance de ces informations facilite grandement le développement d’un système EDI. Par ailleurs, différents paramètres doivent être étudiés. Assurez-vous notamment que la solution choisie prenne en charge toutes les normes utilisées par votre entreprise, mais aussi par vos partenaires commerciaux. Pour que les échanges puissent se faire, vos solutions EDI doivent au moins être conformes aux standards EDIFACT et X12.
D’autres points à étudier
Outre les normes prises en charge, le traducteur EDI figure parmi les facteurs influant sur l’efficacité d’un système EDI. Se présentant sous forme d’une suite logicielle, ce dispositif permet d’interpréter les informations envoyées par vos partenaires et de les traduire dans un format adapté à votre système. Le choix du modèle de communication pour vous connecter à tous vos partenaires est aussi nécessaire.
Au moment de choisir une solution EDI, pensez aussi à la facilité de déploiement de votre solution d’Échanges de Données Informatisés. Il importe d’effectuer un mapping des partenaires d’affaires qui consiste à personnaliser votre solution avec les segments et éléments facultatifs requis par vos partenaires d’affaires. Autre critère à prendre en compte : la possibilité et la facilité du déploiement de votre solution EDI suivant les évolutions des normes des organismes X12 et EDIFACT. Par ailleurs, vous devez aussi vérifier que vos fournisseurs soient en mesure de mettre des professionnels à votre disposition pour vous assister dans l’installation et l’utilisation de votre solution EDI.
