En aidant les entreprises à substituer aux documents papier des messages électroniques, l’EDI (Echange de Données Informatisé), peut être considéré comme un facilitateur du commerce BtoB et de la dématérialisation des documents commerciaux.
Avec l’EDI, les documents et leur contenu sont transmis directement de machine à machine dans un format normé, permettant de mettre en place des automatismes. Ces automatismes permettent la suppression des traitements manuels, font gagner du temps et limitent le risque d’erreurs.
Dans cet article, découvrons :
- Le fonctionnement d’une transmission EDI ;
- Comment traduire un document en message EDI ;
- Et enfin, quelle solution et quel partenaire choisir pour mettre en place ses transmissions EDI.
L’EDI : solution normée d’échange de données et de documents
Pour envoyer et recevoir des données par une solution EDI, il faut trois éléments :
- Un format EDI normalisé appelé norme EDI, telle EDIFACT ;
- Un logiciel de traduction, appelé traducteur EDI, qui convertit les documents à envoyer en messages EDI normés, et réciproquement qui traduit les messages EDI réceptionnés dans un format interprétable par les applications destinatrices ;
- Un réseau de transmission de données par voie électronique entre l’émetteur et le récepteur.
Faisons un zoom sur les différentes étapes qui permettent la transmission EDI d’un document commercial ou administratif. Ces étapes vont de la préparation des données, qui permettront la création du message EDI, à la confirmation de réception, de lecture et de bonne compréhension du message par l’application destinatrice.
Comment envoyer au format EDI ?
Les étapes d’une transmission EDI
Transmettre un document via EDI nécessite de transposer un document lisible par l’homme en un fichier lisible et interprétable par une application métier. Le bon de commande papier destiné à un fournisseur est remplacé par un message « bon de commande électronique » destiné à la gestion commerciale du fournisseur.
De fait, il est nécessaire de suivre une méthode stricte permettant de créer des messages EDI, de les transmettre sans erreur de routage au bon destinataire et que ces derniers soient lisibles et interprétables par le logiciel métier du destinataire.
Les étapes de la préparation d’un message EDI
La préparation d’un message EDI se déroule en deux phases : la préparation du fichier des données à transmettre et la traduction du fichier en un message EDI normé.
La préparation des données
Pour cette première phase, il s’agit de recueillir et d’organiser les données en créant un fichier intermédiaire dans un format pivot qui contient toutes les données à envoyer au destinataire. Le fichier contient tout le détail des lignes de commandes à effectuer auprès d’un fournisseur.
Les données peuvent provenir :
- D’une saisie directe dans un formulaire ;
- D’un fichier CSV ou texte avec séparateur exporté d’un logiciel ;
- Directement par le module EDI d’une application métier (ERP, Gestion Commerciale, TMS, WMS, etc.) permettant de créer des fichiers EDI prêts à être traduits dans une norme EDI.
La traduction du fichier des données en message EDI
La seconde phase consiste à convertir le fichier pivot en un message EDI normé prêt à être transmis à son destinataire. Un logiciel de traduction, traducteur EDI, effectue cette opération de conversion du fichier pivot en un message EDI.
La structure d’un message EDI
Le principe
Un message EDI émis doit être lu et compris par son destinataire quel que soit son équipement informatique. Pour cela, un message EDI a une structure définie par les règles de formatage de la norme EDI choisie, comme EDIFACT.
A la création du message, les règles doivent être respectées à la lettre : elles dictent à quel endroit et dans quel format une information est positionnée dans le message. Ainsi le traducteur EDI du destinataire peut immédiatement identifier de quel type de message il s’agit. Puis il traduit son contenu dans le format interne du destinataire afin que les données contenues dans le message puissent être intégrées et comprises par l’application métier du destinataire.
Le message commande (ORDERS) adressé à un fournisseur est ainsi converti en un bon de commande client dans la gestion commerciale du fournisseur.
Les éléments de données
Les éléments de données représentent les informations individuelles contenues dans le message EDI. Dans un bon de commande nous trouverons : la date de commande, l’adresse de livraison, les références, les quantités commandées, les prix , etc.
Pour chaque donnée, il est défini :
- Le type de données (date, heure, numérique, alphanumérique) ;
- Les longueurs minimales et maximales ;
- Les valeurs de code pour les données spécifiques telles les devises ;
- Les unités de commande.
Les segments
Dans un message, les segments regroupent des données similaires. Chaque segment commence par un identifiant de 3 lettres permettant de spécifier le type de données qui suivent.
Exemple : UNH indique le début du message, BGM le début du bon de commande, DTM indique la date et l’heure, NAD identifie l’acheteur, LIN l’article, QTY la quantité, PRI le prix, …, UNT la fin du bon de commande.
Chaque documentation de norme EDI spécifie les segments obligatoires, facultatifs, conditionnels ainsi que pour chaque segment les éléments de données qui peuvent être inclus.
Une fois les segments réunis dans un même fichier, le document EDI doit être mis dans des enveloppes EDI pour être transmis.
Les enveloppes EDI
Pour envoyer un message, trois enveloppes sont utilisées. Chacune est composée de deux segments indiquant le début et la fin :
- Les enveloppes de transaction ;
- L’enveloppe qui regroupe les transactions facultatives en EDIFACT ;
- L’enveloppe Interchange qui permet d’adresser les documents au destinataire final.
Pour envoyer un ensemble de n commandes distinctes d’un même acheteur à un même fournisseur en EDIFACT, il sera nécessaire d’utiliser au minimum n+1 enveloppes.
Ainsi la syntaxe de trois commandes EDI prêtes à l’envoi sera :
UNA : Début Enveloppe Interchange
UNB : Début Enveloppe Interchange
UNG : Début Enveloppe de groupement
UNH : Début Enveloppe de transaction
….. Segments de détail de la transaction
UNT : Fin de Enveloppe de transaction
UNH : Début Enveloppe de transaction
….. Segments de détail de la transaction
UNT : Fin de Enveloppe de transaction
UNH : Début Enveloppe de transaction
….. Segments de détail de la transaction
UNT : Fin de Enveloppe de transaction
UNE : Fin Enveloppe de groupement
UNZ : Fin Enveloppe Interchange
La transmission du message à son destinataire
A la réception d’un message EDI, un premier contrôle de syntaxe est effectué au niveau du traducteur EDI avant sa transmission à l’application destinatrice. L’émetteur est informé par un message CONTRL que le message transmis a été soit accepté soit rejeté accompagné dans ce cas du motif de rejet.
Au niveau de l’application destinatrice du message EDI, le message APERAK, destiné à l’émetteur informe :
- Que le message a bien été reçu par l’application destinatrice ;
- Que le message n’a pu être traité en raison d’erreurs rencontrées lors de son traitement.
Comment procéder au choix de son partenaire EDI et pourquoi ?
Transmettre des documents commerciaux ou simplement des déclarations fiscales ou sociales par EDI nécessite de choisir un partenaire EDI qui saura vous accompagner pour choisir la solution EDI adaptée à votre budget, à vos besoins et vous assister au déploiement de votre EDI.
Le partenaire EDI apporte ses compétences et son expertise métier pour :
- La préparation des données à transmettre aux prérequis de votre secteur d’activité et aux cahiers des charges EDI ;
- La conformité des messages émis aux normes EDI ;
- L’accompagnement pour les tests de validation des transmissions EDI avec chacun de vos clients et fournisseurs ;
- Le choix d’une solution EDI adaptée au budget de l’entreprise et aux exigences fonctionnelles. Un WEBEDI pour les petits volumes et une mise en œuvre rapide. Un EDI hebergé ou en mode SaaS pour les entreprises désireuses d’externaliser leurs services informatiques. Un EDI On Premise pour traiter de gros volumes à moindre coût.
Et pour aller plus loin Comment mettre en œuvre l’EDI dans mon entreprise ?
