Pour échanger des données, bien que les entreprises disposent de standards et de messages EDI structurés pour chaque type d’échange de documents, il est souvent nécessaire de convertir un fichier EDI dans un nouveau format afin que les informations contenues puissent être lues et interprétées par une application.
Dans cet article, découvrez dans quelles situations et comment convertir des fichiers EDI.
Pourquoi convertir des fichiers EDI ?
De nombreuses situations imposent la conversion des fichiers EDI. Les enjeux sont de répondre à des exigences :
· De traitements de données. Les syntaxes EDI sont complexes et les informations doivent être transmises de façon plus lisible pour être interprétées ;
· De compatibilité. Le format du fichier EDI n’est pas compatible avec les systèmes d’information auxquels il est adressé ;
· D’interopérabilité. Le fichier EDI doit être converti pour faciliter les échanges entre plusieurs applications.
Un partenaire commercial, client ou fournisseur, impose son format de fichier
Il se peut que certaines entreprises utilisent des normes EDI différentes ou bien que leurs logiciels ne prennent tout simplement pas en charge les messages EDI. De ce fait, le fichier EDI doit être envoyé dans un format différent pour que le partenaire commercial l’accepte, prenons pour exemple la conversion d’un message EDIFACT en fichier XML ou VDA.
Intégration des données en interne pour l’analyse ou le traitement
Les fichiers EDI peuvent être convertis en fichiers CSV ou TXT avec séparateurs pour alimenter des tableurs ou des bases de données pour des outils de Business Intelligence (BI).
Automatisation des processus d’échanges de données vers des applications externes
Les messages EDI doivent être convertis pour l’envoi de données vers des navigateurs WEB ou des applications mobiles. Par exemple, transmettre un catalogue d’articles à un site e-commerce ou envoyer des ordres d’enlèvements à une application EDI mobile nécessite de convertir les messages EDI, PRICAT et PICKUP, en fichiers JSON (JavaScript Object Notation).
Nouvelles obligations réglementaires
Des évolutions réglementaires ou de normes commerciales obligent à convertir des messages EDI dans de nouveaux formats. Les messages EDI doivent ainsi être convertis dans une nouvelle structure avec l’ajout de nouvelles informations pour mise à jour.
Migration vers de nouveaux systèmes
Lors d’opérations de migrations, il peut s’avérer nécessaire de convertir des fichiers pour qu’ils soient compatibles et puissent être importés dans un nouveau système ou ERP.
En résumé, la conversion d’un fichier EDI apporte de nombreux avantages fonctionnels en termes :
- d’échange d’informations ;
- d’analyse de données ;
- de compatibilité avec de nombreuses applications ;
- de flexibilité ;
- d’agilité.
Tout ceci, pour s’adapter à de nouvelles obligations et d’interopérabilité entre systèmes d’information.
Dans quels formats convertir des fichiers EDI ?
Les principaux formats de conversion des fichiers EDI sont les suivants :
- CSV, Excel pour alimenter des tableurs et des bases de données ;
- JSON, XML pour communiquer avec les applications WEB et mobiles ;
- PDF, TXT pour une représentation lisible du fichier EDI.
Comment convertir un fichier EDI ?
La conversion d’un fichier EDI s’effectue en plusieurs étapes. Au préalable, il faut choisir un outil de conversion qui puisse lire le standard EDI source et proposer en sortie les formats de fichiers cibles. Ces logiciels sont souvent proposés avec une version d’essai gratuite ayant des fonctionnalités réduites ou un nombre limité de conversions. Ils peuvent être téléchargés ou accessibles en ligne.
Des outils de type ETL, Extract Transform Load, et EAI, Extract Application Integration permettent de convertir des fichiers EDI en interne dans des formats compatibles avec les applications et bases de données de l’entreprise.
Voici les opérations permettant de réaliser une conversion :
· La configuration des paramètres : délimiteurs, formats de date et numérique, champs à inclure ;
· Le mappage : permet de définir une donnée source choisie en donnée cible ainsi que son emplacement dans le fichier au format souhaité ;
· Le lancement de la conversion et l’enregistrement du fichier converti.
Après ces opérations, il faut vérifier le résultat de la conversion ; que la structure et l’intégrité des données soient conservées. Il faut tester la conversion sur différents cas de figure. Pour cela, il est conseillé de préparer un jeu de différents fichiers EDI représentatifs des différents cas rencontrés dans la réalité. Dès lors, le modèle de conversion pourra être sauvegardé pour être réutilisé.
En résumé, pour convertir un fichier EDI, il est important de disposer d’un logiciel de conversion qui prenne en charge vos formats EDI et propose en sortie les formats de fichiers souhaités en fonction de vos besoins. Il est également nécessaire d’effectuer les opérations de paramétrage du programme de conversion et particulièrement de valider tous les résultats de conversion à partir d’un jeu d’essais représentatif.
Faire appel à un prestataire EDI
Il est important de noter que les opérations de mappage nécessaires pour convertir des fichiers EDI en de nouveaux formats peuvent être complexes. Ces opérations exigent une bonne connaissance de la syntaxe des messages EDI.
De fait, il est souvent indispensable de faire appel aux services de votre fournisseur EDI, qui reconnait vos besoins en fonction de vos spécificités métiers.
