L’utilisation de la facturation dématérialisée implique l’usage d’un système permettant d’authentifier la facture. D’ici 2020, l’émission et la réception de ce type de facture deviendront progressivement obligatoire pour certaines entreprises. Pour d’autres, cette obligation ne concernera que la réception de factures électronique.
Principe de la facture électronique et règles applicables
Une facture électronique correspond à une facture créée dont l’envoi et la réception s’effectue sous forme numérique. Pour que cela puisse se faire, l’authenticité de son origine, sa bonne lisibilité par le destinataire ainsi que l’intégrité de son contenu (impossible à modifier) doivent être assurées.
Pour cela, une entreprise émettant une facture électronique doit recourir à diverses méthodes, notamment l’utilisation d’une signature électronique, la télétransmission des factures par une solution EDI. À noter que les factures dématérialisées doivent contenir les mêmes mentions obligatoires indiquées sur les versions en papier. En ce qui concerne la conservation de ce type de facture, l’administration fiscale impose notamment la conservation pendant 3 ans sur un support informatique, puis pendant les 3 années suivantes sur d’autres supports.
La facturation dématérialisée : une obligation progressive pour les marchés publics
Il faut savoir que l’utilisation de factures électroniques est encadrée par la loi. Sachez que l’obligation de dématérialisation des factures est progressivement mise en place depuis 2017 pour tous les fournisseurs du secteur public. En effet, cette obligation est valable pour les grandes entreprises depuis le 1er janvier 2017. Pour les entreprises de taille intermédiaire, cela s’applique depuis le 1er janvier 2018. Pour les petites et moyennes entreprises, la facture électronique est obligatoire depuis le 1er janvier 2019. En revanche, cette dématérialisation ne deviendra obligatoire qu’à compter du 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises.
A noter que les entreprises soumises à l’obligation d’utiliser la facturation électronique doivent créer un compte Chorus Pro. Cette solution de facturation dématérialisée leur permettra d’adresser leur demande de paiement aux entités publiques dont elles obtenues le marché.
Il faut aussi savoir que suite à la promulgation de la loi Macron du 6 août 2015, les entreprises privées doivent aussi accepter la réception de factures électroniques envoyées par d’autres entreprises privées. Les dates de l’entrée en vigueur de cette obligation sont les mêmes que pour les marchés publics. À l’heure actuelle, pour les entreprises privées, cette obligation ne porte pas encore sur l’émission de factures dématérialisées.
Les avantages de la facturation électronique pour les PME
Il faut savoir que l’utilisation des factures électroniques comporte certains avantages, notamment pour les PME. Cette dématérialisation garantit entre autres une réduction des coûts administratifs de 50 % à 70 % par rapport au traitement papier. En effet, les entreprises ne sont plus amenées à manipuler des documents papiers. Par ailleurs, le temps de traitement est relativement réduit et les coûts liés à l’impression, à l’envoi postal ou encore au stockage sont supprimés.
L’utilisation de factures dématérialisées permet aussi aux PME de réduire leur empreinte carbone, d’optimiser le suivi et l’accès à l’information et d’automatiser leurs processus favorisant une meilleure fluidité des échanges.
