Qu’est-ce qu’un fournisseur EDI ?

C’est décidé ! Vous allez faire de l’EDI avec vos partenaires commerciaux.

Convaincu que l’Echange de Données Informatisé, vous permettra de rationaliser vox flux d’affaires, de réduire vos coûts, de gagner en performance.  Vous lancez votre projet EDI. Pour son déploiement et sa réussite, vous allez devoir choisir votre fournisseur EDI.

Découvrez, dans cet article, un panorama du monde de l’EDI. Les rôles des différents acteurs de l’EDI, les solutions EDI proposées. Et enfin 5 critères pour choisir votre fournisseur EDI.

Les acteurs du monde l’EDI

Organisations de standardisation, Partenaires EDI, Fournisseurs EDI, Prestataires EDI. Intégrateurs EDI. Vos interlocuteurs EDI sont nombreux, tous contribuent par leur expertise à la mise en œuvre de votre projet EDI.

Les organisations de standardisation

En premier lieu, les organisations de standardisation, elles sont indispensables au déploiement des solutions EDI auprès des entreprises.

Leur rôle est de produire, mettre à jour et de diffuser des standards EDI comme EDIFACT. Ces standards permettent aux entreprises d’échanger entres elles dans un même langage électronique. Il s’agit de groupements de professionnels qui travaillent en collaboration internationale et souvent sont spécialisés dans des branches sectorielles ; nous nommerons GS1 pour le Commerce, GALIA pour l’Automobile, GTF pour la Logistique et le Transport.

Ces organismes publient les spécifications techniques des normes EDI et proposent à leurs adhérents des services de documentation, de conseils, d’études et de formations. Et aussi certifient les fournisseurs EDI qui suivent leurs préconisations techniques.

Les partenaires EDI

C’est votre « réseau EDI ». Les partenaires EDI désignent les organisations, entreprises, administrations avec qui vous échangez par voie EDI.

Les partenaires commerciaux

Les partenaires commerciaux sont les clients qui vous transmettent leurs commandes par voie EDI et auxquels parviennent les avis d’expédition et les factures en format EDI . C’est les fournisseurs avec qui vous travaillez en « Juste à temps ».

Il est recommandé qu’avec chacun de ses partenaires EDI, l’entreprise conclut un accord dit Convention d’Interchange. Ce contrat stipule le cadre juridique et les modalités des échanges EDI : quels messages, quels standards utilisés, quelle fréquence des échanges, quelles procédures en cas d’incident, …

Les administrations

Principalement l’administration fiscale qui impose aux entreprises de transmettre leurs déclarations par EDI. Chaque année la DGFIP, Direction Générale des Finances Publiques publie son cahier de charges qui est mis à jour chaque année. Le cahier des charges pour les procédures de Transfert des Données Fiscales et Comptables,  EDI-TDFC.

Les fournisseurs de services et de logiciels EDI

Et enfin pour le déploiement et l’exploitation des solutions EDI, les fournisseurs de réseaux, de logiciels, d’hébergements, de plateformes, d’ingénierie.

Les réseaux EDI VAN

Les réseaux VAN, Value Added Network ou RVA, Réseaux à Valeur Ajoutée, sont des réseaux privés et sécurisés. Leur fonction est de permettre à toute entreprise d’envoyer et de recevoir des messages EDI avec l’ensemble de leurs partenaires EDI, où qu’ils soient et quel que soit le type de leur connexion EDI. Les réseaux EDI VAN fonctionnent comme des messageries, les entreprises disposent d’un accès EDI sécurisé, indépendant de leur Système d’Information.

Les prestataires EDI

Le prestataire EDI propose aux entreprises, un service EDI complet « clés en mains » :

• La solution EDI,
  • L’accès au réseau EDI VAN,
  • Le traducteur EDI pour traduire les documents commerciaux produits par l’ERP en messages EDI standardisés, exemple le bon de livraison en DESADV,
• Le déploiement de la solution,
  • Les tests de transmission avec les différents partenaires,
  • La formation des utilisateurs.

Les intégrateurs EDI

L’intégrateur EDI fournit les prestations d’ingénierie pour rendre le Système d’Information de l’entreprise communiquant avec la solution EDI choisie, principalement :

• La passerelle entre l’ERP et la solution EDI,
• La mise à jour dans l’ERP des données commerciales avec les codifications normées type GLN, GTIN.

Les intégrateurs EDI sont des partenaires techniques des prestataires EDI.

Pour en savoir plus Intégration EDI : définition et méthode

Les solutions EDI proposées aux entreprises

La diversité de choix des solutions EDI proposées, permet à toutes les entreprises de trouver un accès EDI adapté à leurs besoins, à leur Système d’Information et à leur budget.

Le choix de la solution EDI dépend de différents paramètres :

• Du nombre de partenaires commerciaux à connecter,
• De la volumétrie : nombre de messages envoyés et réceptionnés,
• Du niveau d’intégration souhaité avec le Système d’Information de l’entreprise,
• Des compétences informatiques internes.

EDI On Premise

L’EDI On Premise est la solution EDI complète installée dans un environnement propre à l’entreprise. L’entreprise maitrise l’exploitation de sa propre plateforme EDI. Cette solution est adaptée pour les gros volumes.

EDI Hébergé

Avec l’EDI SaaS l’entreprise utilise l’EDI comme un service. Les principaux avantages sont : pas d’investissements, ni de compétences en interne, des coûts directement liés au volumes des transactions EDI. C’est la solution idéale pour débuter en EDI, et monter progressivement en puissance.

WEBEDI

Le WEBEDI est un service EDI proposé via un portail Internet. Un WEBEDI permet de créer des messages EDI en ligne et aussi de recevoir des messages dans une « boite de réception ». Cette solution permet à toutes les entreprises, de disposer d’un accès EDI avec une seule connexion internet. Pour en savoir plus Qu’est-ce qu’un WEBEDI ?

5 critères pour choisir son prestataire EDI

Quelle que soit la solution EDI choisie, l’entreprise doit faire appel à un prestataire pour mener son projet EDI.

Un projet EDI est un projet stratégique qui engage l’entreprise et ses partenaires commerciaux sur un long terme. Il est essentiel de bien choisir son fournisseur EDI.

Pour sélectionner un prestataire EDI, 5 critères doivent être pris en compte.

1. La qualité du prestataire
   • Son référencement auprès des organisations de standardisation,
   • Sa connaissance des particularités du métier de votre activité,
2. Un niveau de SLA, Service Level Agreement Le prestataire EDI garanti
   • Le taux de disponibilité de sa plateforme EDI,
   • Le temps maximal de résolution des incidents.
3. Les prestations proposées
   • L’accès au support garanti 7 jours / 7 et 24 heures/ 24,
   • L’assistance pour échanger avec de nouveaux partenaires EDI,
4. La réversibilité
   • La possibilité de migrer d’un EDI hébergé vers un EDI On Premise et réciproquement,
5. La tarification
   • Une grille de tarification adaptée à votre consommation : nombre et poids des messages, régularité ou saisonnalité des échanges, …

Si vous vous intéressez au coût de l’EDI, à lire dans la même thématique cet excellent article sur la mise en place d’un EDI ou encore celui-ci sur le choix de votre solution EDI.