Pour mettre en place un échange électronique d’informations, différents types de document peuvent être utilisés. Basé sur la spécification EDI X12 du ASC ou Accredited Standards Committee, l’EDI 820 équivaut à un avis de paiement.
Qu’est-ce que le document EDI X12 820 ?
L’EDI 820 dont la définition est un avis de paiement de la commande pouvant aussi être utilisé pour effectuer un paiement. Un acheteur est également susceptible de l’utiliser comme commande à une institution financière pour payer un bénéficiaire.
L’EDI 820 peut également constituer un avis de remise permettant d’identifier les détails requis pour la réalisation d’une application de trésorerie au système de comptes débiteurs du bénéficiaire. Le transfert de l’avis de remise peut se faire directement du payeur au bénéficiaire ou par le biais d’un agent tiers ou d’une institution financière. L’EDI 820 est généralement envoyé avec un paiement électronique comme un transfert bancaire.
Pour permettre l’échange entre les partenaires d’affaires, l’EDI 820 est constitué de plusieurs segments et éléments de données. Il contient différentes informations comme par exemple un numéro de compte, différentes informations bancaires, des numéros de facture, des montants facturés ou encore des montants payés.
Focus sur le processus de communication de l’EDI 820
Suite à la réception d’une facture électronique par un fournisseur, un acheteur est tenue d’envoyer un avis d’intention de payer via l’EDI 820. Ce document est élaboré grâce à l’utilisation d’un traducteur EDI et envoyé au destinataire via des systèmes électroniques. Différents moyens de transmission peuvent être utilisés, notamment via un réseau à valeur ajoutée (VAN).
Similaire au service postal, le VAN est utilisé en tant qu’intermédiaire entre le fournisseur et l’acheteur. Ce réseau permet notamment de simplifier la communication de l’EDI 820. Le réseau à valeur ajoutée VAN constitue aussi une méthode permettant d’assurer la sécurité des données transmises et de la transmission tout au long du processus.
Outre le VAN, l’EDI 820 peut être transmis en utilisant une connexion directe via Internet. Il s’agit du processus de communication AS2 dans lequel le document EDI 820 est encrypté à la source. Des protocoles sécurisés sont ensuite utilisés pour envoyer le document. Le destinataire doit décrypter le document grâce à un logiciel spécialisé avant de procéder à la traduction.
Utilisation de l’EDI 820 reçu par le destinataire
Comme tout document EDI, l’EDI 820 s’avère illisible pour l’homme dans son format original. Après sa réception par le destinataire, il doit procéder à la traduction du document afin de pouvoir l’utiliser. Ce processus permet de convertir le document sous forme d’un rapport imprimé sur une imprimante physique. Il est également possible que le document soit traduit dans un format pouvant être intégré facilement dans un ERP ou dans le système de comptabilité du fournisseur.
Dans le cas où le destinataire opte pour l’intégration de l’EDI dans son système, un processus internet récupère le fichier préalablement traduit ainsi que les informations provenant de l’EDI. Ces données sont ensuite intégrées dans le système comptable ou ERP du destinataire lui permettant ainsi de les utiliser.
Téléchargement de la structure EDI X12 820
Tenor Data Solutions, spécialiste EDI, EAI et facture électronique, a créé et mis à disposition ce fichier de structure EDI X12 820 en téléchargement libre.
