Le coût de l’EDI varie en fonction de la solution que vous choisirez. WEBEDI, EDI SaaS, EDI On Premise ? Quelle solution EDI choisir ? Et combien coûte chaque solution EDI ?
Découvrez dans cet article comment choisir une solution EDI ainsi qu’une évaluation du coût d’un projet EDI. A ce titre nous évoquerons des aspects tels que le périmètre du projet EDI, le choix de la solution EDI, l’intégration avec les logiciels utilisés. En dernier lieu, nous évoquerons également les coûts de fonctionnement, auxquels il sera opposé une estimation des bénéfices.
Le périmètre du projet, une définition indispensable pour évaluer le coût de l’EDI
Tout d’abord comme pour tout projet informatique il est primordial de bien en déterminer le périmètre. Pour connaître le coût de l’EDI, c’est la même chose. Que l’entreprise soit à l’initiative du projet EDI ou que l’entreprise doit mettre en place un EDI à la demande d’un partenaire commercial, les questions restent les mêmes :
Quels flux EDI ?
Il faudra alors identifier de façon exhaustive l’ensemble des flux EDI entrants et sortants concernés par la dématérialisation : flux commerciaux, flux logistiques, …,
Avec qui ?
Lister tous les partenaires potentiels (clients, fournisseurs, transporteurs, banques, administrations) avec qui l’entreprise pourra échanger électroniquement. Le nombre de partenaire est un élément de base pour estimer le coût de votre projet EDI.
Pour quels volumes ?
Estimer pour chaque partenaire et type de message la volumétrie annuelle : nombre de messages et estimation du poids.
Quels services ?
Lister tous les services internes de l’entreprise qui seront concernés par les échanges EDI avec les tiers afin de prévoir les besoins en formation.
Quels logiciels ?
Inventorier l’ensemble des logiciels qui devront devenir communicants afin de prévoir les adaptations nécessaires et le mapping des données.
Le choix de la solution EDI
Le choix de la solution EDI va dépendre essentiellement de la volumétrie (nombre de partenaires, nombre de messages) mais aussi de la stratégie de l’entreprise en matière d’investissements informatiques : disponibilité de compétences et ressources internes, externalisation ou non des services informatiques.
La volumétrie, facteur essentiel du coût de l’EDI
En termes de volumétrie de flux, les règles suivantes peuvent s’appliquer à divers type de projet EDI quel que soit la taille de l’entreprise :
- En dessous de 250 messages par mois :
Un service WEBEDI est suffisant et revient à moins de 400 euros par an, il permet de contrôler les informations saisies, de sécuriser les envois, et de maîtriser le coût de l’EDI.
- Moins 5000 messages par mois :
Pour un périmètre d’activité bien borné avec un nombre réduit de partenaires, un abonnement EDI auprès d’un partenaire EDI suffit, dans ce cas une installation revient souvent à moins de 5 000 euros.
- Au-delà de 5000 messages par mois :
Il faudra peut-être s’orienter vers un EDI intégré soit un EDI SaaS (EDI mutualisé) soit un EDI On Premise.
Différence EDI On Premise et EDI SaaS
Un EDI SaaS donne accès à une infrastructure mutualisée, l’entreprise bénéficie alors de coûts d’accès compétitifs pour son besoin EDI sans nécessairement disposer de compétences EDI en interne. Il faudra alors prévoir la souscription d’un abonnement auprès d’un fournisseur EDI VAN (Value Added Network ou EDI Réseau à Valeur Ajoutée, RVA).
Ensuite, un EDI On Premise apporte la maîtrise intégrale de l’exploitation et de la supervision par la DSI et la possibilité de réaliser en interne de nouveaux déploiements et de nouvelles traductions. Dans ce cas il faudra acquérir, un logiciel de communication, un traducteur EDI ainsi que les compétences EDI nécessaires.
L’intégration avec les logiciels utilisés
Pour bénéficier pleinement des automatismes d’un EDI, les logiciels devront être communicants avec la passerelle EDI. Les modifications vont demander soit des développements spécifiques de connecteurs soit des fonctionnalités EDI déjà présentes dans l’ERP qu’il suffira alors d’activer et de paramétrer.
Les charges et les temps de mise en production
Essentiellement dans le cas d’un EDI intégré en Saas ou en On Premise il faudra prendre en compte les charges et les temps nécessaires à la mise en production :
- Les formations des utilisateurs,
- Les paramétrages nécessaires dans les logiciels,
Et surtout la préparation des données, le mapping des données. Ce dernier point étant essentiel pour le bon fonctionnement des échanges EDI, les messages contenant des données erronées ou mal formatées seront rejetés et mis en erreur.
Le coût de l’EDI lié à son fonctionnement
En fonction de la solution EDI Il faut ajouter des coûts de fonctionnement variant selon le type de solution EDI retenu :
- Le support auprès des fournisseurs de logiciels s’il y a lieu,
- Les abonnements souscrits auprès des fournisseurs EDI,
- Les frais de réseau à valeur ajouté EDIVAN,
Une estimation des bénéfices
La nature et l’importance des gains dépendent de la solution EDI adoptée.
Le WEBEDI n’étant pas intégré au Système d’Information de l’entreprise, les gains sont moindres. Pour des EDI connectés aux logiciels de l’entreprise les gains sont potentiellement beaucoup plus importants : suppression du papier, suppression des ressaisies, automatisation, etc…. L’importance des bénéfices augmente avec le volume des messages EDI traités et le nombre de partenaires avec qui l’entreprise échange électroniquement.
Il faut aussi prendre en compte la productivité indirecte induite par l’EDI. C’est à dire en automatisant les tâches et en supprimant des erreurs l’EDI va libérer du temps de personnel qui pourra être alors utilisé à des tâches plus valorisantes que traiter des documents papiers et des erreurs de ressaisie.
Pour résumer voici une estimation comparative des coûts de l’EDI et de chacune des solutions EDI :
WEBEDI :
- Des frais de mise en route et une formation pour 1.000 € à 2.000 €,
- Un abonnement annuel de l’ordre de 400 € à 1.500 €,
EDI SaaS :
- Des frais d’interfaces logiciels et une formation pour 5.000 € (un partenaire EDI et 3 messages),
- Un abonnement annuel selon les volumes échangés de l’ordre de 1.500 € à 6.000 €,
EDI On Premise :
- Des achats de licences, des frais d’interfaces logiciels et une formation à partir de 30.000 €,
- Coûts de maintenance annuels à partir de 10.000€
En somme les coûts de l’EDI varieront en fonction de vos besoins et de l’utilisation que vous ferez des solutions EDI proposées par votre partenaire EDI. Identifier dès le début de votre projet EDI les partenaires commerciaux à connecter et le nombre de flux est le minimum requis. Ensuite vous pourrez toujours choisir une solution Web, SaaS ou Hébergée (On Premise).
Si vous vous intéressez au coût de l’EDI, à lire dans la même thématique cet excellent article sur la mise en place d’un EDI ou encore celui-ci sur le choix de votre solution EDI.
