Le traducteur EDI ou logiciel de traduction EDI est le composant essentiel d’un système EDI.
Dans un système EDI, le traducteur EDI est chargé de convertir les flux documentaires sortants en messages EDI. Et réciproquement les messages EDI reçus en fichiers interprétables par l’application destinatrice.
Dans cet article découvrez comment fonctionne un traducteur EDI et quels sont les avantages comparatifs entre un traducteur EDI interne, un traducteur EDI externalisé
La conversion de données internes en données EDI
Le principe de EDI est de permette à des systèmes informatiques distincts ayant des langages de communications différents et souvent non compatibles de communiquer entre eux.
Pour éviter le développement d’interfaces spécifiques permettant aux applications de communiquer dans leur langage natif, les systèmes EDI utilisent des logiciels de traduction
La fonction principale d’un traducteur est d’établir la correspondance des données internes en données EDI et réciproquement. Cette mise en correspondance de données internes et de données EDI nécessite des fichiers pivot, des cartes de traduction et des opérations de mapping.
Le fichier pivot
Pour le traducteur EDI, le fichier pivot est un fichier intermédiaire d’import/export.
En émission le fichier pivot, généralement un fichier structuré de type texte à séparateur ou CSV contient toutes les données extraites du document à transmettre de l’émetteur au destinataire par réseau EDI.
Le traducteur EDI lit le fichier pivot et génère un message EDI dans un standard normé, contenant les données du fichier pivot à transmettre. S’il s’agit d’un bon de commande, le fichier pivot contient toutes les informations de la commande et le traducteur EDI génère un message commande ORDERS. Le message ORDERS sera transmis via le réseau EDI à son destinataire.
En réception le traducteur lit le message EDI et génère un fichier pivot dans lequel toutes les informations reçues seront incluses. L’application destinatrice importe et interprète le fichier pivot. La commande reçue par EDI est dès lors disponible dans la Gestion Commerciale du fournisseur.
La carte de traduction
Entre la structure du fichier pivot et la structure du message EDI, les correspondances entre des données sources et les données cibles est décrite par une carte de traduction.
Dans le cas d’un bon de commande, une carte de traduction fera correspondre aux différents champs de données du fichier pivot leur correspondance dans la structure du message ORDERS. A chaque donnée du fichier pivot correspond un segment du message EDI.
Il y autant de cartes de traduction que de contextes type d’échange EDI possibles :
- Les types de documents : bon de commande, bon de livraison, ordre de transport, facture, …
- Les partenaires EDI, selon le partenaire certaines spécificités métiers ou contractuelles sont prises en compte.
Le paramétrage des cartes de traduction s’effectue lors des opérations de mapping.
Le mapping
Chaque mapping établit la correspondance des données entre un fichier source et un fichier cible. Le mapping est une opération ponctuelle qui est réalisée à chaque fois que le besoin d’une nouvelle carte de traduction est nécessaire : nouveau type de message, nouveau partenaire avec des spécificités métiers propres, nouvelle version d’un message EDI, … Le mapping permet aussi de paramétrer des opérations de calcul et de transcodage entre différents formats de données.
Selon la complexité des messages EDI, le nombre scénarios la phase de mapping peut être complexe et longue. Aujourd’hui le mapping s’effectue dans des environnements ergonomiques avec des fonctionnalités de copier-déplacer.
Les étapes de fonctionnement du traducteur EDI
En émission :
- Récupération des fichiers pivots,
- Traduction des données en message EDI sortant,
- Transmission du message au réseau EDI.
En réception :
- Récupération du message EDI,
- Traduction des données du message EDI entrant en données internes,
- Transmission des fichiers pivots au Système d’Information
Les différents types de traducteurs EDI
Selon les architectures EDI, le traducteur EDI sera soit un service fourni par le prestataire EDI soit un logiciel de traduction installé sur le site de l’entreprise ou hébergé sur le cloud.
Le service de traduction EDI
En EDI SaaS ou WEBEDI, l’entreprise bénéficie du service de traduction EDI de son fournisseur EDI.
Le coût d’utilisation du traducteur EDI est inclus dans les abonnements.
Les prestations de mapping nécessaires pour la mise en production et l’ajout de nouveaux flux EDI sont effectuées parle fournisseur EDI. Les mises à jour fonctionnelles induites par les évolutions des standards EDI sont prises en charge par le prestataire EDI.
Le traducteur EDI en interne
En EDI OnPremise et aussi en EDI Hébergé, l’entreprise peut choisir son traducteur EDI. Soit elle opte pour un développement spécifique soit elle choisit d’acquérir un logiciel de traduction EDI.
Le développement d’un traducteur EDI en interne n’est plus aujourd’hui une solution pertinente. Le monde de l’EDI étant en évolution constante. Le maintien à niveau exigé des ressources de personnel expérimenté engendre souvent des coûts importants et des risques de non-conformité aux standards EDI en vigueur.
La solution d’acquérir un logiciel de traduction EDI est plus pertinente. L’éditeur est engagé à maintenir le traducteur en conformité avec les évolutions fonctionnelles des standards EDI. L’entreprise devra disposer de compétences en interne pour réaliser le mapping. Mais également de procéder aux mises à jour nécessaires lors d’ajouts de nouveaux partenaires EDI avec des spécificités métiers particulières. Les avantages de disposer de son propre traducteur sont :
- La maitrise des opérations de mapping apporte à l’entreprise une grande réactivité et adaptabilité aux exigences et besoins métiers de l’entreprise et de ses partenaires,
- Une intégration du traducteur EDI dans le Système d’Information de l’entreprise peut aussi permettre de s’émanciper des fichiers pivot. Le traducteur peut directement alimenter les applications des données reçues. En conséquence augmenter la vitesse de traitement des flux EDI et traiter des volumes importants à moindre coût.
Comment choisir son traducteur EDI ?
Il existe de nombreux logiciels de traduction EDI capables de traiter un nombre important de transactions EDI jusqu’à plusieurs milliers par jour. Les budgets débutent à partir de quelques milliers d’euros pour les plus élémentaires à jusqu’à plusieurs dizaines de milliers d’euros pour les traducteurs les plus puissants. Choisir le bon traducteur EDI engage l’entreprise sur le long terme, elle se doit être vigilante et d’opter pour un prestataire qui saura assurer le suivi, la qualité des données et le service après vente.
Les critères pour choisir le bon traducteur sont :
- La volumétrie journalière des transactions EDI,
- Les standard EDI reconnus : EDIFACT, XML, UBL,
- La facilité de réaliser le mapping,
Et surtout la qualité du prestataire EDI ou de l’éditeur du logiciel de traduction :
- Son référencement auprès des organisations de normalisation et des associations EDI,
- Son expertise métier.
