La généralisation de l’usage de la facture électronique en Europe est en passe de transformer le marché des solutions de facture électronique. Afin de rendre l’ensemble des solutions et des plateformes de facturation interopérables entres-elles, les différents standards de la facture dématérialisée adoptent une norme sémantique commune, la norme EN 16931.
Découvrons la norme EN16931, modèle de données sémantiques de la facture électronique. Pourquoi elle est devenue la référence pour les factures électroniques BtoB. Et par quels moyens les entreprises la mettent en œuvre.
La norme EN 16931
La norme EN16931, publiée le 28 juin 2017, définit un modèle de données sémantiques pour une facture électronique. C’est-à-dire une représentation structurée et hiérarchisée des données essentielles de la facture.
La genèse, une norme universelle pour la facture électronique ?
Dans l’objectif de moderniser les services publics, la Commission Européenne promeut le passage à la facture électronique pour toutes administrations publiques européennes. Et publie la Directive 2014/55/UE. C’est dans ce cadre que le CEN, Comité Européen de Normalisation, a été chargé d’établir une Norme Européenne (EN) de la facture électronique.
La proposition de la norme EN126931 est un modèle sémantique des données essentielles, c’est-à-dire un modèle de facture principale. Qui doit contenir toutes les informations attendues dans une facture y compris toutes les mentions obligatoires.
La norme remplie les conditions :
- D’être technologiquement neutre,
- D’être compatible avec les normes internationales de facturation,
- D’être conforme aux législations européennes commerciales et fiscales,
- De permettre une interopérabilité intersectorielle et transfrontalière des solutions de facture électronique,
- De pouvoir être utilisée dans le cadre de la facturation interentreprises.
Au lendemain de sa publication le 28 juin 2017, toutes les entités publiques européennes sont tenues d’accepter toutes les factures électroniques, conformes à la norme EN16931.
Le fonctionnement
La norme européenne EN16931 décrit une structure claire et documentée des éléments essentiels que doit contenir une facture :
- Un référentiel de 165 champs de données possibles, qui fait appel à des listes de codes standardisés,
- Les règles métiers sur certaines données conformément aux réglementations fiscales européennes.
La facture principale
La norme est destinée à répondre aux besoins d’une facture principale, soit une facture correspondant à un processus commercial simple. Et ne contenant aucun autre élément d’information que ceux prévu dans le référentiel de 165 champs.
Les extensions
Cependant dans certaines situations ou pour certains secteurs d’activités des informations spécifiques sont nécessaires. Ou lorsque des factures regroupant plusieurs commandes et plusieurs livraisons sont la pratique commerciale habituelle.
Pour répondre à ces particularités métiers, la norme fait l’objet d’extensions. Les extensions permettent d’étendre le modèle principal avec des informations additionnelles. Seuls les partenaires commerciaux de la chaîne de facturation peuvent traiter ces informations.
Ces extensions doivent cependant respecter les définitions sémantiques du modèle principal.
Les mapping
Le modèle sémantique de données doit pouvoir être appliqué comme modèle de référence aux différents formats de factures électronique en usage. Pour être mise en pratique par les syntaxes de facture électronique existants, la norme EN16931 contient les mapping avec les formats de facture électronique UN/CEFACT, UBL 2.1 et EDIFACT INVOICE D168.
La norme EN16931 devient le modèle de données pour toutes les factures électroniques
Avec la généralisation de la facture électronique à l’ensemble du BtoB, le e-invoicing devient obligatoire en France à compter du 1er juillet 2024. La norme EN16931 s’impose facilement comme le modèle de donnée sémantique, pour tous les formats de facture électronique acceptés par les logiciels de factures, les plateformes de facturation.
Les raisons de ce succès s’expliquent par les caractéristiques de la norme EN16931 et la qualité de la documentation :
La garantie d’une interopérabilité transfrontière et intersectorielle
Cette norme contribue à résoudre le problème de la fragmentation des solutions de e-facturation. Elle est intersectorielle et pan-européenne. Son application rend les solutions de facturation électronique interopérables entre-elles.
Une norme adaptative aux spécificités sectorielles
La norme ne limite pas la facture à une structure organisée et finie d’informations. La norme peut être complétée d’extensions à l’initiative des émetteurs et récepteurs de factures électronique pour répondre à l’ensemble de leurs cas métiers.
Une harmonisation des différents modèles de factures électroniques
Les travaux des groupes de travail pilotés par le CEN ont produit une structure claire et documentée de la facture électronique. Qui permet une harmonisation des différentes syntaxes des factures électroniques dans un même référentiel de données.
Une norme disponible et libre de droits
La norme est disponible gratuitement depuis janvier 2019 sur le site de l’AFNOR.
La mise en œuvre dans les entreprises
A compter du 1er juillet 2024, les entreprises sont dans l’obligation d’accepter les factures dans un format électronique. Et progressivement selon leur taille jusqu’en janvier 2026, devront émettre leurs factures BtoB domestiques par voie électronioque.
Les formats acceptés
Toutes les factures électroniques quel que soit leur syntaxe devront être conformes à la norme sémantique EN16931.
Soient des factures aux formats UBL XML, CII XML, EDIFACT INVOICE D168 et tout particulièrement au format Factur-X. Factur-X est un format hydride qui associe un PDF/A3 et un XML.
La conformité à la réglementation fiscale
Avec la norme EBN16931 l’entreprise est garantie d’être en conformité avec la règlementation fiscale :
- Toutes ses factures contiennent les mentions obligatoires,
- La mise en place d’une Piste d’Audit Fiable, PAF, est garantie avec les éléments d’informations permettant de remonter de la facture à la commande initiale,
- Et enfin la facture contient toutes les données de facturation qui doivent être à l’administration fiscale pour établir les pré-déclaratifs de TVA.
Upgrader son logiciel de facture électronique
L’obligation de e-invoicing impose que la réception et l’envoi des factures électroniques s’effectue exclusivement par l’intermédiaire de plateformes de dématérialisation partenaires ou via le portail public Chorus Pro. Pour pouvoir recevoir et émettre factures électroniques entrantes les entreprises devront s’équiper de logiciels de facturation communicants. Et aussi compatibles à la norme EN16931.
Extraire 100% des informations avec une fiabilité de 100%
Avec le passage obligé à la facture électronique pour toutes les transactions BtoB et BtoG, une nouvelle exigence s’impose à toutes les entreprises.
Comment de toute facture électronique émise et reçue, extraire 100% des informations avec une fiabilité de 100%.
Cette condition est nécessaire pour une intégration et un traitement des données de facturation par le back-office des entreprises et des administrations publiques. L’adoption de la norme EN16931 par toutes les plateformes de facturation, par tous les logiciels de facture permet aux entreprises d’atteindre cet objectif.
La norme européenne EN16931 harmonise au sein de l’Europe toutes les factures électroniques, sera t’elle aussi adoptée à l’International ? Téléchargez l’ebook sur la facture électronique dès maintenant.
