Pour contrôler les opérations au sein de leurs chaînes d’approvisionnement, bon nombre d’entreprises de différents secteurs misent sur l’EDI. Ce contrôle s’effectue notamment par le biais des transactions EDI comme le document EDI 810. Par définition, il s’agit de la version électronique d’une facture papier.
Qu’est-ce que l’EDI X12 810 ?
Figurant parmi les jeux de transaction EDI fréquemment utilisés, l’EDI 810 permet d’envoyer une facture en version électronique. Conforme à la spécification EDI ANSI X12, l’EDI 810 est généralement envoyée après la réception d’un bon de commande sous la transaction EDI 850. En ayant recours à une facture 810, vous bénéficiez de divers avantages, notamment un gain de temps et d’argent. Par ailleurs, il n’est pas nécessaire de consacrer une main d’œuvre dédiée au traitement manuel des factures en papier.
Une facture EDI 810 dispose d’un format ne pouvant pas être lu ni compris par un acheteur ou un fournisseur. En effet, comme tout autre type de document EDI, l’EDI 810 est destiné à être envoyé, reçu et interprété par un logiciel dédié. Ce document contient différentes informations relatives à une transaction d’achat, à savoir les articles commandés et leur prix, la quantité commandée, les réductions offertes, les modalités de paiement ainsi que les détails de facturation et d’expédition. Tous les éléments et segments qui y figurent sont conformes aux spécifications EDI 810. Par exemple, le segment ST*810*0001~ correspond à l’en-tête du jeu de transaction et spécifie le type de document EDI.
Transmission d’un document EDI
Comme dans tout échange de données EDI, le processus de transmission de l’EDI 810 commence par l’élaboration d’une facture régulière introduite dans un système informatique. Cette facture est ensuite traduite en document EDI. La facture dématérialisée est ensuite envoyée à un destinataire, à savoir le client, qui se charge de traduire les données en format lisible.
Regroupant divers services spécialisés et capacités, notamment la sécurisation de la communication EDI et des services de courrier électronique, le réseau à valeur ajoutée (VAN) constitue la méthode de communication couramment utilisée pour transmettre un document de facturation EDI 810. En pratique, ce dernier est reçu et examiné par le réseau VAN qui stocke par la suite les informations. Une fois ces dernières approuvées et jugées sécurisées, le réseau transmet le document EDI 810 au destinataire.
Réception d’une facture EDI
Peu importe le système utilisé pour transmettre le document de facturation EDI 810 (BBS ou babillard électronique, réseau VAN, Internet…), celle-ci est transmise à une passerelle qui doit être compatible avec celle du système utilisé par le destinataire.
Arrivée à destination, la facture EDI 810 fait l’objet d’un contrôle pour s’assurer de l’intégrité de son format, mais aussi pour vérifier qu’elle est à la bonne destination. Après approbation, le traitement de la facture sur le système du destinataire peut commencer. Pour cela, l’utilisation d’un logiciel de traduction EDI est de mise. Après reformatage, traduction et mapping, le document de facturation EDI est converti en une facture lisible et utilisable par l’équipe de l’entreprise.
Téléchargement de la structure EDI X12 810
Tenor Data Solutions, spécialiste EDI, EAI et facture électronique, a créé et mis à disposition ce fichier de structure EDI X12 810 en téléchargement libre.
