L’EDI ou Échange de Données Informatisé permet l’automatisation des échanges entre les entreprises et leurs partenaires commerciaux. La mise en place de cette solution permet notamment d’optimiser les performances de l’entreprise. Utilisé dans le département informatique, l’EDI peut aussi être intégré à la stratégie marketing et commerciale. Permettant notamment d’améliorer la relation client/fournisseur et d’optimiser le processus de production, cette solution offre divers avantages. Pour en profiter, voici les étapes à suivre pour la mise en place d’un EDI.
Mettez en place une structure organisationnelle
La première étape de la mise en place d’un EDI consiste à déployer une structure organisationnelle au sein de votre entreprise. Celle-ci se chargera du déploiement de votre système d’EDI.
La structure organisationnelle est entre autres constituée d’un coordinateur EDI. En fonction de l’expérience de votre entreprise en matière d’EDI, le coordinateur peut être déjà employé par la structure ou être recruté. Pour s’assurer du soutien et de l’implication de chaque service de l’entreprise lors de la mise en place de l’EDI, ce spécialiste doit être en contact permanent avec eux. La structure organisationnelle doit être composée d’autres membres, à savoir le comité de pilotage, le représentant de la direction ainsi que l’équipe EDI dédiée.
Réalisez une étude du projet
Une fois la structure organisationnelle mise en place, il importe d’effectuer une analyse stratégique pour identifier les cycles commerciaux pouvant être affectés par le déploiement de l’EDI. Différents facteurs doivent être pris en compte, notamment le nombre de clients, de fournisseurs et d’autres partenaires commerciaux. Par ailleurs, le volume et le type de transactions effectuées sont des paramètres à considérer. Vous devez vous poser différentes questions, notamment « L’EDI peut-il permettre d’éviter les étapes redondantes du cycle commercial ? » ou « L’EDI peut-il réduire les interventions humaines ? ».
Lors de la mise en place de l’EDI, il convient aussi de faire une analyse approfondie permettant notamment d’identifier la partie la mieux préparée de l’entreprise pour l’EDI ou le cycle dans lequel le déploiement du système EDI sera le moins coûteux – en particulier bien vérifier les capacités fonctionnelle du système d’information (ERP). Pour cela, de nombreuses entreprises ont recours l’analyse coûts-avantages (ACA), un outil permettant d’identifier les applications professionnelles les plus susceptibles de profiter de la solution.
L’analyse EDI constitue un autre outil efficace permettant de s’assurer de la prise en charge du système. Ces analyses permettent entre autres d’avoir une vision claire de la portée du projet, des forces et faiblesses des systèmes actuels ou du calendrier de mise en œuvre.
Choisissez la solution adaptée à votre entreprise
Une fois ces étapes finalisées, vous devez mettre en place une solution EDI spécifiquement adaptée à votre entreprise. Grâce aux informations obtenues après les phases analytiques, vous pouvez concevoir système EDI. Pour cela, la mise en place d’un traducteur EDI et d’un modèle de communication est nécessaire. En ce qui concerne le modèle de communication, vous pouvez choisir entre la connexion individuelle à chaque partenaire, le recours à un fournisseur de réseau EDI, l’utilisation d’une connexion directe combinée à l’utilisation d’un réseau EDI et l’externalisation du programme EDI.
Dans le cadre de la mise en place d’un EDI, vous devez également choisir un fournisseur de réseau (VAN). Dans ce cas, différents critères sont à prendre en compte, notamment les services proposés, la portée du fournisseur ou la structure tarifaire.
Procédez à la mise en place de l’EDI
L’étape suivante repose sur la mise en œuvre de la solution technologique. Pour cela, vous devez procéder à l’intégration de l’EDI aux applications présentes au sein de votre entreprise. Cette étape est constituée de trois activités majeures, à savoir l’analyse des données du mappage, le mappage via le logiciel EDI et le développement d’une interface personnalisée. Vous devez également intégrer les données à votre entreprise après une analyse approfondie de ces dernières.
Une autre étape à effectuer repose sur la réalisation du mapping des données afin d’éviter l’utilisation d’interfaces personnalisées pour chaque partenaire. Vous assurez la performance de votre système en utilisant des formats de données normalisés. Les dernières étapes de la mise en place d’un EDI consistent à développer un projet pilote permettant d’affiner le système et à mettre en œuvre la solution auprès des partenaires commerciaux.
