Le projet MDM s’intègre dans l’existant de l’entreprise, dans son système d’information et dans l’organisation de ses flux de données, il a pour objectif de consolider l’ensemble des données de référence de l’entreprise et de les partager entre les métiers et les applications de l’entreprise.
Découvrez les différentes étapes d’un projet MDM jusqu’à sa mise en production et les éléments pour le budgétiser et évaluer son ROI.
Les étapes de la mise en œuvre d’un projet MDM
Il est essentiel de prendre compte deux particularités d’un projet MDM :
- Un projet MDM est un projet transverse à l’entreprise, tous les services de l’entreprise sont amenés à y participer,
- Un projet MDM est un projet de gouvernance de la donnée, qui met en place de nouvelles règles d’accès et de partage aux données,
Sponsoriser le projet MDM
Le projet MDM permet de supprimer les silos de données et de centraliser toutes les données de référence dans un seul référentiel commun et partagé.
Aussi le projet MDM doit être sponsorisé par la Direction Générale. Seule la Direction Générale est en mesure d’intervenir auprès des Directions métiers et d’aplanir les tensions liées à des transferts de responsabilité et de droit sur les données de référence.
Nommé CDO, le chief Data Officer est amené à participer activement à la stratégie de Data Management de l’entreprise. Il a une vision d’ensemble sur l’urbanisation du Système d’information et des enjeux de la donnée au sein de l’entreprise. Le CDO aura aussi pour tâche de veiller à l’adhésion et au soutien de toute l’entreprise au projet MDM.
Les phases d’un projet MDM
Un projet MDM se déroule en cinq phases :
L’analyse de l’état des lieux
Une première phase pour modéliser les données, les processus et les flux de données inter-logiciel. Et aussi évaluer la volumétrie des données de référence.
La définition de la gouvernance des données de l’entreprise
C’est l’harmonisation de l’ensemble des définitions des données de référence de l’entreprise entre tous ses services. Il s’agit aussi d’attribuer les rôles de chacun, dans les différents processus de création de donnée, de vérification, de modification, de consultation, d’archivage et enfin de suppression de la donnée.
Une démarche itérative par donnée de référence
Pour chaque donnée, le périmètre du projet MDM dépasse le périmètre local de la donnée. En effet, Le MDM appréhende la donnée dans sa transversalité au sein de l’entreprise, il est donc préférable d’adopter une démarche itérative par donnée de référence. Cette approche permet d’être rapidement opérationnel au niveau d’une donnée et de mesurer les premiers bénéfices de la consolidation d’une donnée dans un référentiel.
Exemple en appliquant le MDM sur la donnée « client » utilisée par le Commerce, la Comptabilité, le SAV, la Logistique, le Marketing. L’entreprise aura rapidement une vision à 360° de ses clients.
L’adaptation permanente
Les données sont contrôlées régulièrement et corrigées si nécessaire. Les règles de validation et les critères de qualité sont mis à jour selon les besoins de l’entreprise.
La communication en interne
La communication pendant le projet et après le projet est très importante. Il s’agit de conserver l’adhésion de tous au projet. Pour cela il est important de montrer des résultats concrets du MDM pour l’entreprise avec des indicateurs métiers, le « time to market », le taux de service client, etc…
Et aussi recueillir des retours d’expérience de contributeurs au projet et les partager en interne.
Identifier les risques d’un projet MDM
Selon une étude Gartner de 2020, 85% des projets Data sont soumis à l’échec. Alors que 91% des dirigeants d’entreprise estiment un projet Data stratégique et essentiel à la transformation digitale. De fait il est important de prendre en considération les risques qui peuvent impacter un projet MDM :
Une sous-estimation des temps pour mener les phases d’analyse
Les points de vigilance à prendre en compte lors des analyses de l’existant et de la cartographie sont :
- Des données disséminées dans l’entreprise et de nombreuses applications rendant la cartographie complexe,
- Des définitions de données difficiles à harmoniser entre services et entités de l’entreprise,
- Des services peu habitués à collaborer ensemble.
Considérer un projet MDM uniquement comme un projet IT classique
En oubliant qu’un projet MDM est aussi un projet de gouvernance des données. Et que des conflits entre services risquent de mettre en échec le projet MDM. C’est à ce stade qu’il faut être vigilant au facteur humain.
La reprise des données et l’initialisation du référentiel.
La migration des données vers un référentiel commun est un projet IT à part entière, Des outils tels les ETL permettent de construire et d’alimenter le référentiel.
Laisser des applications métiers hors du projet MDM
Devoir rendre communicantes des applications anciennes ou peu documentées peut s’avérer difficile et coûteux à réaliser. Cependant pour la réussite du projet toutes les applications doivent accéder au référentiel de données. Aucun silo ne doit perdurer.
Le choix du périmètre
Vouloir immédiatement étendre le périmètre du projet à toute l’entreprise peut s’avérer très complexe. Il est préférable dans un premier temps de restreindre le périmètre aux données de références les plus pertinentes pour l’entreprise.
Le budget et le ROI
Le budget
Compte tenu de la nature d’un projet MDM, il est difficile de donner une fourchette de prix.
Le coût comprend :
- Les logiciels pour mettre en œuvre le partage et la diffusion des données au sein du Système d’information. Il s’agit des outils permettant la mise en œuvre du MDM, les ETL, les EAI, les ESB.
- Les matériels de stockage et de communication,
- Et de l’ingénierie pour les interfaces, les paramétrages, …
Cependant on considère que pour un premier projet MDM et ce sur un périmètre restreint, un budget de 250 000 € est réaliste.
Le ROI, la valeur de la donnée
L’évaluation du ROI, retour sur investissement, d’un projet MDM est par nature difficile.
Au niveau d’un service, le MDM garantit de disposer des données fiables donc moins de temps à contrôler et à corriger. Au niveau de l’entreprise, une harmonisation interne des données facilite le reporting, les analyses décisionnelles et la mise en place de stratégies de développement.
Le ROI d’un projet MDM va se démontrer dans :
- Une réduction des coûts et des gains de temps au quotidien,
- Une meilleure efficacité dans des processus de production et de décision,
- Une mise en conformité réglementaire plus rapide et plus aisée.
Un projet MDM est créateur de valeur
Une fois arrivé à son terme le projet MDM saura apporter de nombreux bénéfices à l’entreprise. Le Système d’Information repose alors sur un socle de données de qualité, harmonisées et accessibles.
La plateforme MDM mise en place fonctionne au bénéfice de toute l’entreprise. Les processus internes sont simplifiés et optimisés, les tableaux de bord décisionnels toujours actualisés et exacts. L’entreprise gagne plus et améliore sa stratégie
En fin de compte le projet MDM participe activement à la création de valeur pour l’entreprise.
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