Pourquoi parle t-on des avantages de l’EDI ? La généralisation des échanges électroniques est aujourd’hui au centre des processus de communication de toutes les entreprises. L’EDI (Electronic Data Interchange ou Echange de Données Informatisé) est la principale technologie mise en œuvre.
Quelle que soit la solution EDI : un WEBEDI, un EDI SaaS, un EDI on Premise. L’EDI apporte toujours aux entreprises de nombreux avantages. Quels sont-ils ?
Déployer l’EDI pour une entreprise est bénéfique à différents niveaux. Obtenez des processus métiers plus rapides, plus fiables et optimisés. Bénéficiez d’avantages qualitatifs pour tous les services de l’entreprise. Mais également de gains stratégiques pour le développement de l’entreprise, notamment grâce à des réductions de coûts. Découvrez dans cet article tous les avantages de l’EDI !
Des processus métiers plus fiables et optimisés
L’EDI apporte des avantages importants dans le fonctionnement de l’entreprise : de l’efficacité, de la productivité et une meilleure traçabilité des échanges.
De l’efficacité, de la productivité
L’EDI permet : la suppression des ressaisies, la réduction du papier, la sécurisation des données, l’automatisation des processus.
Les standards EDI, tel EDIFACT, garantissent une codification et une présentation des informations communes entre partenaires EDI. Cela permet d’accélérer les flux d’informations et d’intégrer directement les données dans les systèmes d’informations, donc de supprimer les erreurs de ressaisie et ainsi réduire de façon considérable les litiges.
Alors qu’une commande par mail doit être saisie dans la gestion commerciale du client, imprimée en format PDF, envoyée par mail au fournisseur, puis saisie dans la gestion commerciale du fournisseur, pour être transmise au service d’expédition ; une commande EDI est saisie une seule fois dans la gestion commerciale du client et sera transmise, dans la codification attendue, au service d’expédition du fournisseur sans aucune ressaisie. Tous les contrôles métiers, solvabilité du client, disponibilité des marchandises, conformité des marchandises à la commande peuvent alors être automatisés.
Une meilleure traçabilité des échanges fait partie des nombreux avantages de l’EDI
La dématérialisation des flux permet de suivre en temps réel le traitement d’un message EDI (bon de commande, facture), et de s’assurer de la bonne réception du message. Des extranets permettent de visualiser l’état des messages à partir de codes couleurs et d’afficher des alertes lors d’éventuelles erreurs.
Avec l’EDI, il est très facile de lier et de tracer tous les documents du bon de commande à la facture en passant par toutes les étapes de production et de livraison.
L’EDI, des avantages qualitatifs pour tous les services de l’entreprise
Pour le Commerce
Un meilleur service et une meilleure image de l’entreprise. En effet les procédures standardisées facilitent l’administration des ventes et réduisent les délais. Le cycle de vente devient plus rapide, plus fiable, moins d’erreurs, moins de litiges, et dégage plus de temps disponible à la relation commerciale. L’EDI peut aussi permettre d’envoyer les catalogues et les tarifs au format électronique pour intégration des gestions commerciales des acheteurs.
Pour la Production
L’EDI va fluidifier le cycle de production en réduisant les délais et en permettant d’anticiper la demande. La gestion des stocks intermédiaires sera simplifiée et leurs coûts réduits.
Le secteur automobile a été précurseur dans la mise en œuvre de l’EDI pour la production en flux tendu (Just In Time). Les flux EDI ont permis à l’industrie automobile d’intégrer l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement peu importe la localisation des sous-traitants.
Pour le Transport et la Logistique
La Supply-Chain a adopté l’EDI dès la fin des années 80, les informations de transport échangées électroniquement entre les différents acteurs de la chaîne logistique (chargeur, distributeur, transporteur, logisticien, douane, etc…), ont permis une traçabilité globale du transport et ont contribué à améliorer de 30% les délais de livraison selon les experts.
Pour la Comptabilité et la Finance
Quand les flux commerciaux sont intégrés automatiquement dans les systèmes d’information, les tâches de contrôle peuvent être automatisées : les délais de facturation sont réduits, de nombreux litiges sont évités. L’EDI va aussi faciliter la mise en place de processus Procure to Pay (de l’achat au paiement) qui trace la commande, la réception, le paiement et la comptabilisation.
Des gains stratégiques pour le développement de l’entreprise
Permet une visibilité en temps réel
Avec l’EDI les opérationnels de l’entreprise ont une visibilité en temps réel de l’activité de l’entreprise. Il devient plus facile de réagir et de prendre des décisions afin adapter l’offre à la demande. Et l’EDI facilite la conformité aux exigences de traçabilité dans tous les domaines et tout particulièrement de la santé et de l’agroalimentaire.
Facilite l’intégration de l’entreprise
La force de l’EDI est d’être un langage électronique normé reposant sur des standards internationaux et adaptable aux spécificités de chaque branche de l’activité économique : automobile, grande distribution, transport, etc…. Cela fait de l’EDI un levier d’intégration des entreprises dans leurs marchés et contribue à leur développement.
Pérennise l’activité de l’entreprise
Tout particulièrement pour les PME, la mise en œuvre d’un EDI va pérenniser leurs relations commerciales avec leurs donneurs d’ordre.
Le Grande Distribution impose à ses fournisseurs référencés de toute taille TPE, PME, ETI de passer à l’EDI pour réceptionner leurs commandes et leur retourner les avis d’expédition.
Accélère et facilite la transformation digitale
L’EDI en remplaçant les processus physiques par des processus dématérialisés supprime les échanges papier entre entreprises et par conséquent va faciliter une politique de mise en œuvre de dématérialisation des documents.
Et des réductions de coûts
L’un des grands avantages de l’EDI est qu’il génère des réductions de coûts. Des économies directes comme la réduction des impressions papier, des affranchissements de courriers et aussi des réductions de coûts quantifiables selon l’entreprise et le périmètre de son projet EDI :
- Une réduction des litiges car moins d’erreurs de saisies,
- Une réduction des stocks car une réduction des temps de traitements entre la commande et la livraison,
- Une réduction du temps administratif de saisie, de contrôle du fait de l’automatisation de ces tâches.
GS1 évalue à 0,30 € le coût d’une commande EDI contre 8 € pour le coût de traitement d’une commande papier.
Comme le sujet des avantages de l’EDI vous intéresse, faites un tour sur cet article qui est sur le coût de l’EDI, vous y découvrirez les notions de prix de l’EDI en fonction de votre projet. Vous pouvez également consulter ce très bon article sur la mise en œuvre de l’EDI.
