Après des débuts hésitants, sous l’impulsion des pouvoirs publics, la facture dématérialisée devient une réalité pour toutes les entreprises.
A la suite de l’obligation de passer par la plateforme Chorus Pro depuis janvier 2020, pour l’envoi des factures au secteur public. La facture électronique (facture dématérialisée) devient progressivement obligatoire pour toutes les transactions BtoB à partir de juillet 2024. Nous vous proposons un zoom sur les règles de la dématérialisation fiscale, les méthodes de mise en œuvre. De même vous découvrirez les évolutions de la facture électronique au-delà de 2024.
La dématérialisation fiscale des factures
La dématérialisation des factures est le remplacement de la facture papier par la facture électronique, en conformité avec les exigences légales et avec la réglementation fiscale. La facture électronique ou e-invoice est un processus encadré par des règles précises. En effet, il s’appuie sur des solutions technologiques conformes à la législation en vigueur.
Les règles de la dématérialisation fiscale
Pour dématérialiser une facture client ou fournisseur, la facture électronique doit :
- Etre émise, transmise, reçue, conservée, et archivée dans un format numérique,
- Contenir exactement les mêmes mentions obligatoires que la facture papier, liste des mentions obligatoires,
Et garantir trois principes :
- L’authenticité de l’origine, l’identité de l’émetteur de la facture est connue,
- L’intégrité du contenu, aucune altération et modification des données de facturation,
- La lisibilité, c’est-à-dire être restituable en tout instant dans un format lisible par tout système et par l’homme.
Les méthodes de mise en œuvre
Depuis janvier 2013, trois voies sont possibles pour créer, transmettre, archiver des factures dématérialisées en respectant les exigences réglementaires.
L’EDI pour mettre en œuvre la facture dématérialisée
L’EDI complet ou EDIDMF pour EDI dématérialisé, a été jusqu’en 2013 la seule voie autorisée par l’administration fiscale pour dématérialiser les factures.
Les factures sont transmises via un message EDI dans un format structuré et normé (EDIFACT, XML, UBL 2.0). L’intérêt de cette solution est que les Systèmes d’Information émetteur et récepteur échangent directement via un réseau EDI. Le processus de facturation est totalement automatisé. Cette solution convient parfaitement pour l’échange de factures entre partenaires commerciaux déjà équipés en EDI.
La Piste d’Audit Fiable
La Piste d’Audit Fiable ou PAF permet d’échanger des factures dans tout format numérique convenu entre partenaires d’affaires : PDF, fichier structuré, …) En cas de contrôle fiscal l’entreprise doit pouvoir, comme pour la facture papier, être en mesure de prouver que la facture est bien liée à une transaction commerciale. Il s’agit de remonter via une piste d’audit de la facture dématérialisée, au bon de livraison et à la commande. De même, l’entreprise est tenue de conserver durant la durée légale d’archivage tous les éléments permettant d’établir la justification de la facture.
La signature électronique
La solution la plus simple : la facture est créée dans un format électronique, puis sécurisé par une signature électronique.
La signature électronique garantit l’authenticité et l’intégrité des données de la facture dématérialisée. L’émetteur de la facture fait l’acquisition d’un certificat de signature auprès d’une autorité de certification. La facture dématérialisée, signée électroniquement est transmise et conservée avec le certificat qui l’authentifie.
Des gains financiers et opérationnels
Le passage à la facture dématérialisée apporte aux entreprises de nombreux gains. Quelles soient émettrices ou réceptrices de factures électroniques.
Des gains financiers
- Une réduction des coûts estimés jusqu’à 15€ par facture émise,
- Un cycle de traitement des factures accéléré,
- Une baisse des retards de paiement,
- Une réduction des risques de fraudes.
Des gains opérationnels
- Un confort de travail pour les services comptables,
- Une plus grande facilité pour mettre en place le télétravail,
- La suppression des ressaisies et des erreurs,
- La suppression de l’archivage papier.
Le futur de la facture dématérialisée au-delà de 2024
La facture dématérialisée devient obligatoire progressivement à compter du 1er juillet 2024, pour toutes transactions interentreprises assujetties à la TVA. Cette obligation, appelée e-invoicing, s’inscrit dans le contexte d’une révolution mondiale en matière de la facturation électronique. Et aussi de lutte contre la fraude, par l’adoption de modèles de facturation de type Clearance.
Deux nouvelles architectures pour transmettre les factures dématérialisées
L’obligation de facturer électroniquement en BtoB s’accompagne de l’obligation de transmettre simultanément à la DGFIP, Direction Générale des Finances Publiques, des données extraites des factures. Aussi deux nouvelles architectures pour transmettre les factures seront déployées
Le modèle en V
Une plateforme publique accessible à tous, une évolution de Chorus Pro. Les factures sont envoyées à la plateforme ou saisies en ligne. La plateforme extrait les données destinées à la DGFIP. Et transmet la facture à son destinataire ou à la plateforme de facturation à laquelle il est abonné.
Le modèle en Y
Les plateformes de facturation privées, à condition d’être certifiées par l’administration fiscale, continuent à transmettre directement les factures dématérialisées entre entreprises. L’obligation leur est faite d’extraire des données de facturation et de les communiquer à la DGFIP. Ce schéma de fonctionnement est privilégié par l’administration fiscale et les entreprises, car il conserve les voies actuelles. Et aussi est plus résilient que le modèle en V en cas de défaillance d’une plateforme.
Un passage progressif
Pour faciliter l’entrée en vigueur de l’obligation. Les formats structurés, EDI, XML, seront conservés. Le format PDF pourra être converti en format hybride, Factur-X, par les plateformes certifiées.
Et un calendrier d’application de la prochaine directive est publié :
- 2024 pour les grandes entreprises,
- 2025 pour les ETI,
- 2026 pour les PME et TPE.
Toutes les entreprises seront dans l’obligation d’accepter la facture électronique de la part de leurs fournisseurs, et ce dès le 1er juillet 2024.
Pour en savoir plus sur les prochaines échéances de la facture dématérialisée 2024 2025
La TVA à l’ère du numérique, le contrôle continu des transactions
Cependant les seules données de facturation transmises à la DGFIP, ne permettent pas de reconstituer la situation d’une entreprise en matière de TVA. La mise en œuvre de l’obligation de la facture électronique s’accompagne d’une obligation de e-reporting. Il s’agit d’un contrôle continu des transactions ou CTC Continous Transcation Control. Les données transmises à l’administration fiscales sont :
- Les transactions avec des opérateurs étrangers, pour faciliter la lutte contre la fraude dit au carrousel,
- Les ventes BtoC,
- Le statut de paiement des factures pour déterminer la date d’exigibilité et de déductibilité de la TVA pour les prestations de services.
Passer à la facture électronique dès aujourd’hui
Il est acquis qu’à partir de 2024 le passage progressif à la facture électronique va apporter dans toutes les entreprises d’importants changements en matière de facturation et de déclaration de la TVA. Et modifier la façon de travailler des services comptables et commerciaux.
Pour bénéficier pleinement des avantages de la facture électronique les entreprises doivent rendre communicant leur Système d’Information :
- Recevoir et traiter leurs factures fournisseurs,
- Envoyer de façon automatique leurs factures clients vers les plateformes,
- Conserver les factures selon les durées légales.
Vous l’aurez compris ) travers cet article, la facture électronique est un point de passage obligatoire pour toutes les entreprises. Passer à la facture électronique dès aujourd’hui, permet d’être entièrement opérationnel pour l’échéance du 1er juillet 2024.
A lire aussi sur notre site cet excellent article sur les évolutions de factur-X
Liste des mentions obligatoires sur les factures :
- Le nom et l’adresse de l’émetteur,
- La raison sociale, la forme juridique, le capital social,
- L’identifiant TVA de l’émetteur,
- Le SIREN de l’émetteur, mention RCS et lieu d’immatriculation,
- Le numéro unique de facture,
- La date de la facture,
- La nom et l’adresse du destinataire,
- Le numéro de TVA du destinataire,
- La date de l’opération,
- La date d’échéance,
- Les conditions d’escompte, de pénalité et l’indemnité forfaitaire de retard de paiement,
- La dénomination des biens et services vendus,
- Les quantités facturées,
- Les réductions de prix, les prix unitaires HT, les taux de TVA,
- Le récapitulatif de TVA par taux,
- Le montant total HT,
- Le montant total TTC.
